Protecția datelor presonale ale furnizorilor
La Vivantis a.s., ID nr.: 25977687 (în continuare doar Vivantis) acordăm o mare atenție protecției datelor cu caracter personal. În acest document veți găsi informații despre datele cu caracter personal pe care le prelucrăm, în special despre furnizorii noștri, pe ce temeiuri legale prelucrăm datele cu caracter personal, în ce scopuri le folosim, cui le putem transfera și ce drepturi aveți în legătură cu prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal.
1. Ce date cu caracter personal prelucrăm?
Prelucrăm următoarele date cu caracter personal:
• date de identificare, ceea ce înseamnă în special numele și prenumele, numele de utilizator și parola, sau numărul cărții de identitate dacă vizitați sediul nostru, numărul de identificare și numărul de TVA dacă sunteți întreprinzător;
• date de contact, ceea ce înseamnă date cu caracter personal care ne permit să vă contactăm, în special adresa dvs. de e-mail, numărul de telefon, adresa de livrare și adresa de facturare;
• date privind cooperarea noastră, care includ în special date despre bunurile și serviciile pe care le-am comandat de la dumneavoastră, data livrării și data scadentă, inclusiv numărul contului de plată și detalii despre reclamații, date despre îndeplinirea obligațiilor dumneavoastră contractuale și evaluarea ulterioară a acestora, înregistrări ale oricăror încălcări ale obligațiilor contractuale;
• date despre comportamentul dumneavoastră pe portalul nostru, în special, linkurile pe care faceți clic, modul în care vă deplasați pe site-ul nostru web și parcurgeți ecranul, precum și informații despre dispozitivul de pe care vizualizați site-ul nostru web, cum ar fi adresa IP, identificarea dispozitivului, parametrii tehnici ai acestuia, cum ar fi sistemul de operare și versiunea acestuia, rezoluția ecranului, browserul utilizat și versiunea acestuia, precum și datele obținute prin cookie-uri și tehnologii similare pentru identificarea dispozitivului
• date legate de utilizarea centrului de apeluri sau de o vizită la sediul nostru, care includ, în special, înregistrări ale apelurilor telefonice către centrul de apeluri, identificarea mesajelor pe care ni le trimiteți, inclusiv identificatori cum ar fi adresele IP și înregistrări de la sistemele CCTV din incintă;
• informații privind securitatea și sistemul, ceea ce înseamnă, în special, datele dvs. de autentificare în sistem, identificarea obiectelor și dispozitivelor care vă sunt încredințate (de exemplu, calculator, telefon mobil, mașină), identificarea conexiunii la distanță, informații privind accesul la aplicații și sisteme.
2. De ce prelucrăm datele cu caracter personal și ce ne îndreptățește să facem acest lucru?
În cursul activității noastre, prelucrăm date cu caracter personal în diferite scopuri și în diferite limite. Prelucrarea pe care o putem efectua depinde de scopul prelucrării în cauză și de poziția dumneavoastră față de noi - dacă sunteți doar un vizitator al site-ului nostru web sau dacă ne furnizați bunuri sau servicii. De asemenea, putem prelucra datele dumneavoastră dacă sunteți un reprezentant al furnizorului nostru, dacă comunicați cu noi sau dacă ne vizitați sediul
a) În cazul în care, în calitate de persoană fizică, ne furnizați bunuri, servicii sau cooperați cu noi în orice alt mod, prelucrăm datele dumneavoastră de identificare, de contact și de cooperare în scopul îndeplinirii contractului.
În cazul în care ne furnizați bunuri sau servicii în calitate de reprezentant al unei persoane juridice, prelucrăm aceleași date în același scop, pe baza interesului nostru legitim de a încheia și de a executa un contract cu persoana pe care o reprezentați..
Faptul că vom utiliza aceste date în scopul prelucrării cooperării noastre înseamnă că le vom utiliza în special:
• pentru a primi bunurile sau serviciile pe care ni le furnizați;
• pentru a putea comunica cu dumneavoastră cu privire la cooperarea noastră, de exemplu pentru a confirma primirea bunurilor;
• în scopul plății pentru bunuri și servicii;
• în legătură cu alte solicitări ale dvs. de a ne contacta, de exemplu prin intermediul call center-ului, așa cum este descris în secțiunea Dacă comunicați cu noi în diferite moduri.
Utilizăm datele cu caracter personal în acest scop pe durata furnizării serviciului sau pe durata contractului încheiat cu noi.
b) Dacă vizitați complexul nostru
Dacă vizitați sediul nostru sau împrejurimile acestuia, vom procesa înregistrările CCTV pe care este posibil să fiți capturat(ă), pe baza interesului nostru legitim de a proteja proprietatea noastră și proprietatea dvs. și a persoanelor din incinta și din jurul sediului, care este, de asemenea, interesul nostru legitim.
În acest scop, stocăm datele cu caracter personal timp de 14 zile. Aveți dreptul de a vă opune acestei prelucrări.
c) Dacă utilizați IT-ul nostru sau vizitați unul dintre portalurile noastre
• Utilizarea cookie-urilor și a altor tehnologii
Atunci când vizitați portalul nostru, stocăm și apoi citim fișiere mici, cum ar fi cookie-urile, pe dispozitivul dumneavoastră. Un cookie este un mic fișier format din litere și numere pe care îl stocăm în browserul dumneavoastră de internet sau pe hard disk-ul computerului dumneavoastră. Unele module cookie ne permit să facem legătura între activitățile dvs. în timpul vizitei pe portalul nostru, din momentul în care intrați pe portalul nostru și momentul în care plecați. Aceste module cookie sunt șterse în momentul în care închideți fereastra browserului. Altele rămân pe dispozitivul dvs. pentru o perioadă de timp determinată și sunt activate de fiecare dată când vizitați site-ul web care a creat acel cookie special. De asemenea, folosim etichete pixel (cunoscute și sub numele de balize web), care sunt imagini mici cu o funcție similară cu cea a modulelor cookie. Spre deosebire de cookie-uri, care sunt stocate pe hard disk-ul computerului dumneavoastră, etichetele pixel sunt o parte fixă a unui site web. Pentru simplificare, ne vom referi la toate aceste tehnologii ca fiind cookie-uri pe parcursul acestui document. Noi nu numai că stocăm cookie-uri pe dispozitivul dumneavoastră, dar citim și acele cookie-uri pe care portalul nostru le-a plasat pe dispozitivul dumneavoastră. În cele ce urmează, ne vom referi la stocare doar pentru simplificarea acestui document.
Cookie-urile și alte fișiere sunt necesare pentru funcționarea portalului nostru. Dacă blocați aceste module cookie în browserul dvs., este posibil ca portalul nostru să nu funcționeze corespunzător.
Cookies ne ajută:
• pentru a vă identifica atunci când navigați între paginile portalului nostru și la vizitele ulterioare, de exemplu, pentru a ne putea aminti autentificarea dvs. de pe un anumit dispozitiv și pentru a nu vă cere în mod repetat e-mailul și parola sau pentru a salva ce versiune a portalului nostru să vă arătăm dacă portalul oferă mai multe opțiuni la un moment dat;
• pentru a asigura securitatea, de exemplu, pentru a investiga dacă cineva a abuzat de conexiunea dvs. la portalul nostru și acționează în locul dvs.;
• să evidăm, investigăm și remediem defecțiunile și componentele nefuncționale ale portalului nostru.
De asemenea, stocăm cookie-uri de pe portalul nostru care ne permit să:
• monitorizăm traficul către portalul nostru, paginile sale individuale, să creăm statistici și rapoarte;
• vă arătăm diferite versiuni ale portalului nostru atunci când testăm noi funcționalități;
• să personalizăm conținutul portalului nostru pentru dumneavoastră.
Dacă nu dezactivați utilizarea modulelor cookie în setările browserului dvs. web, vom presupune că sunteți de acord cu utilizarea modulelor cookie. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment prin dezactivarea utilizării modulelor cookie în setările browserului dvs. web.
Utilizarea datelor cu caracter personal ale vizitatorilor portalului nostru
Dacă vizitați unul dintre portalurile furnizorilor noștri, prelucrăm date despre comportamentul dvs. pe portalul nostru pe baza interesului nostru legitim în scopul de a:
• obținerea informațiilor pe baza cărora putem îmbunătăți portalul pentru dumneavoastră în viitor; interesul nostru legitim în acest caz este de a îmbunătăți serviciile portalului nostru;
• crearea de statistici și rapoarte, în special urmărirea traficului către portalul nostru și către paginile sale individuale; interesul nostru legitim în acest caz este de a măsura utilizarea portalului nostru;
• prevenirea atacurilor asupra portalului nostru și compromiterea funcționalității acestuia și a securității datelor dvs.; interesul nostru legitim în acest caz este buna funcționare a portalului nostru și securitatea datelor dvs.
Nu numai din cookie-uri obținem date despre comportamentul dumneavoastră pe portalul nostru. De asemenea, îl completăm cu date:
• Adresa IP a dispozitivului dvs. (adresa dispozitivului dvs. pe care o utilizați pentru a comunica cu alte dispozitive de pe internet);
• Adresa MAC (adresa dispozitivului pe care îl utilizați pentru a comunica cu alte dispozitive din rețeaua locală);
• sistemul de operare, versiunea și setările de limbă ale dispozitivului dvs.;
• browserul pe care îl utilizați pe dispozitivul dumneavoastră, versiunea și setările de limbă ale acestuia;
• adresa site-ului web (adresa URL) de pe care accesați portalul nostru.
Utilizăm datele cu caracter personal în aceste scopuri pentru o perioadă de 38 de luni, timp în care stocăm datele doar în formă pseudonimizată. Aveți dreptul de a vă opune acestei prelucrări.
d) Dacă folosiți infrastructura noastră IT, tehnologia sau alte active
În cazul în care utilizați infrastructura noastră IT, în special stocarea partajată, instrumentele de chat și sistemele de e-mail, facilitățile noastre de calcul sau alte active, prelucrăm, de asemenea, datele dvs. cu caracter personal pe baza intereselor noastre legitime. În baza acestui temei juridic, prelucrăm datele dumneavoastră de identificare și de contact, datele legate de cooperarea noastră, precum și informațiile de securitate și de sistem în scopul de:
Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în aceste scopuri pe durata relației contractuale cu dumneavoastră. În scopul protejării pretențiilor noastre legale, putem păstra datele dvs. cu caracter personal pe perioada necesară pentru exercitarea drepturilor și obligațiilor care decurg din relația contractuală și pe durata termenului de prescripție pentru pretențiile care decurg din această relație sau sunt legate de aceasta (până la 15 ani de la încheierea cooperării), prelungit cu încă un an pentru a ne proteja pretențiile legale. În cazul în care sunt inițiate proceduri judiciare, administrative sau de altă natură, putem prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal în măsura în care este necesar pe durata acestor proceduri și pentru restul perioadei de prescripție după încheierea acestora
De asemenea, este posibil să folosim informațiile dvs. de identificare personală, în măsura în care este cazul, în scopuri promoționale și de branding. De exemplu, putem folosi în acest scop fotografii de la evenimentele pe care le organizăm pentru partenerii și furnizorii noștri. În acest scop, putem păstra informațiile dvs. personale pe durata relației noastre contractuale cu dvs., extinsă pentru o perioadă de 4 ani.
Aveți dreptul de a vă opune acestei prelucrări, așa cum este descris mai detaliat în subsecțiunea Dreptul de a obiecta împotriva prelucrării datelor. În cazul în care vă exercitați dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, suntem obligați să nu mai prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în acest scop, cu excepția cazului în care stabilim, ca parte a investigației noastre privind obiecția dumneavoastră, că avem motive legitime și convingătoare pentru o astfel de prelucrare.
Aceste motive sunt:
• controale și înregistrări interne, în special înregistrări ale echipamentelor de lucru alocate, în cazul în care este în interesul nostru legitim să asigurăm și să controlăm îndeplinirea corespunzătoare a tuturor sarcinilor dumneavoastră și ale noastre;
• asigurarea securității și protecția activelor, în cazul în care interesul nostru legitim este de a asigura securitatea fizică și IT, precum și protecția activelor noastre; în acest scop, putem monitoriza anumite spații și utilizarea dispozitivelor electronice, a sistemelor informatice și a infrastructurii IT;
• asigurarea nevoilor noastre operaționale, în cazul în care interesul nostru legitim este operarea instrumentelor noastre IT.
e) Dacă comunicați cu noi prin diferite canale
În cazul în care interacționați cu noi prin diverse canale, în special prin intermediul centrului de apeluri, e-mail, instrumente de chat și rețele sociale, vom prelucra datele dvs. de identificare și de contact, datele privind cooperarea noastră și datele legate de utilizarea centrului de apeluri sau de vizitarea sediului nostru pe baza interesului nostru legitim de a îmbunătăți soluționarea cererilor dvs., de a verifica dacă obligațiile noastre sunt îndeplinite în mod corespunzător și de a ne îmbunătăți serviciile pentru:
• prelucrarea cererilor dumneavoastră; dacă am comandat ceva de la dumneavoastră și cererea dumneavoastră este legată de cooperare, putem efectua această prelucrare pe baza executării unui contract cu dumneavoastră;
• evidența solicitărilor dumneavoastră, astfel încât să putem verifica dacă le îndeplinim în mod corespunzător și la timp;
• dovedirea faptului că am primit și am dat curs solicitării dumneavoastră, de exemplu, atunci când încheiem o cooperare sau tratăm o plângere în acest mod;
• analiză cu scop de a îmbunătăți calitatea serviciilor noastre.
În aceste scopuri, stocăm datele cu caracter personal timp de 3 luni. Aveți dreptul de a vă opune prelucrării pe baza interesului nostru legitim.
f) Prelucrare pentru evidența internă și a protecția creanțelot legale
După încetarea cooperării noastre, vom continua să stocăm datele dumneavoastră de identificare și de contact și datele legate de cooperarea noastră pe baza interesului nostru legitim în scopul protejării creanțelor legale și a înregistrărilor și controalelor noastre interne, pentru o perioadă de 3 ani după expirarea termenului de prescripție de un an în ceea ce privește creanțele formulate la sfârșitul termenului de prescripție. În cazul în care sunt inițiate proceduri judiciare, administrative sau de altă natură, prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în măsura în care este necesar pe durata acestor proceduri și pentru restul perioadei de prescripție după încheierea acestora. Interesele noastre legitime în acest caz sunt protecția creanțelor legale și controlul îndeplinirii corespunzătoare a obligațiilor contractuale.
Aveți dreptul de a vă opune acestei prelucrări pe baza interesului legitim.
g) Prelucrare pentru respectarea obligațiilor noastre legale
Și noi, de asemenea, trebuie să îndeplinim anumite obligații legale. În baza acestui temei juridic, prelucrăm datele dumneavoastră de identificare, de contact și de cooperare pentru a ne conforma în special următoarelor legi:
• Legea nr. 89/2012 Coll., Codul civil,
• Legea nr. 235/2004 Coll. privind taxa pe valoarea adăugată,
• Legea nr. 563/1991 Coll. privind contabilitatea.
Utilizăm datele cu caracter personal în aceste scopuri pentru o perioadă maximă de 10 ani.
3. Cine prelucrează datele dvs. personale și cui le transferăm?
Toate datele cu caracter personal menționate mai sus sunt prelucrate de noi, în calitate de operator. Acest lucru înseamnă că noi stabilim scopurile pentru care colectăm datele dumneavoastre cu caracter personal, așa cum au fost definite mai sus, determinăm mijloacele de prelucrare și suntem responsabili pentru punerea în aplicare corespunzătoare a acestora.
De asemenea, folosim și alți procesatori pentru a prelucra datele cu caracter personal, care prelucrează datele cu caracter personal numai la instrucțiunile noastre și în scopurile descrise în De ce procesăm datele personale și ce ne îndreptățeșteși? Aceste procesoare sunt:
• furnizorii de servicii cloud și alți furnizori de tehnologie și asistență;
• furnizori de instrumente pentru gestionarea și înregistrarea convorbirilor telefonice;
• furnizorii de instrumente de comunicare prin SMS și de chat, în cazul în care aceștia prelucrează date cu caracter personal pentru a facilita comunicarea noastră cu dvs.;
• furnizorii de servicii de monitorizare a recepției și expedierii mărfurilor și a vizitelor la fața locului;
• furnizorii de servicii de monitorizare a securității care gestionează în special sistemul nostru CCTV;
• societăți de contabilitate externe.
4. Din ce surse obținem datele cu caracter personal?
În cele mai multe cazuri, prelucrăm datele cu caracter personal pe care ni le furnizați în contextul cooperării sau atunci când comunicați cu noi, de exemplu la un call center. De asemenea, obținem date cu caracter personal direct de la dvs. prin înregistrarea apelurilor la centrul de apeluri și prin înregistrări CCTV ale sediului nostru și ale împrejurimilor acestuia.
5. Transferul de date în afara UE
Ca parte a transferului de date către persoanele împuternicite de noi, enumerate în " Cine procesează datele dvs. personale și cui le transmitem?" putem, de asemenea, să transferăm datele dvs. către țări terțe din afara Spațiului Economic European care nu oferă un nivel adecvat de protecție a datelor. Vom efectua astfel de transferuri numai dacă persoana împuternicită de către noi se angajează să respecte clauzele contractuale standard emise de Comisia Europeană și disponibile la adresa: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2004:385:0074:0084:CS:PDF
6. Ce drepturi aveți în cazul prelucrării datelor cu caracter personal?
La fel cum noi avem drepturi și obligații atunci când vă prelucrăm datele cu caracter personal, și dumneavoastră aveți anumite drepturi atunci când vă prelucrați datele cu caracter personal. Aceste drepturi includ:
Dreptul de acces
Pe scurt, aveți dreptul de a ști ce date prelucrăm despre dumneavoastră, în ce scop, pentru cât timp, de unde obținem datele dumneavoastră personale, cui le transferăm, cine le prelucrează în afara noastră și ce alte drepturi aveți în legătură cu prelucrarea datelor dumneavoastră personale. Puteți afla toate aceste informații în acest document "Politica de confidențialitate a furnizorului". Cu toate acestea, dacă nu sunteți sigur(ă) ce date cu caracter personal prelucrăm în ceea ce vă privește, ne puteți solicita să vă confirmăm dacă prelucrăm sau nu date cu caracter personal care vă privesc și, în caz afirmativ, aveți dreptul de a accesa aceste date cu caracter personal. Ca parte a dreptului dumneavoastră de acces, ne puteți solicita o copie a datelor cu caracter personal pe care le prelucrăm și vă vom furniza prima copie gratuit, iar copiile ulterioare contra cost.
Dreptul la corecție
Greșeala este fenomen uman. În cazul în care constatați că datele cu caracter personal pe care le prelucrăm despre dumneavoastră sunt inexacte sau incomplete, aveți dreptul de a le corecta sau completa fără întârzieri nejustificate.
Dreptul la ștergere
În unele cazuri aveți dreptul de a ne cere să vă ștergem datele cu caracter personal. Vom șterge datele dvs. cu caracter personal fără întârzieri nejustificate dacă este îndeplinit unul dintre următoarele motive:
• nu mai avem nevoie de datele dumneavoastră cu caracter personal în scopurile pentru care le-am prelucrat;
• vă exercitați dreptul de a vă opune prelucrării (a se vedea mai jos la rubrica Dreptul de a vă opune prelucrării) pentru datele cu caracter personal pe care le prelucrăm pe baza intereselor noastre legitime și constatăm că nu mai avem astfel de interese legitime care să justifice o astfel de prelucrare sau
• considerați că prelucrarea datelor cu caracter personal de către noi a încetat să mai fie conformă cu reglementările general obligatorii.
Dar vă rugăm să rețineți că, chiar dacă este vorba de unul dintre aceste motive, nu înseamnă că vom șterge imediat toate datele personale a dumneavoastră. De fapt, acest drept nu se aplică în cazul în care prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal este în continuare necesară pentru a respecta obligația noastră legală sau pentru a ne stabili, exercita sau apăra drepturile noastre legale (a se vedea De ce prelucrăm datele cu caracter personal și ce ne dă dreptul să facem acest lucru?).
Dreptul la restricționarea prelucrării
În unele cazuri, pe lângă dreptul la ștergere, vă puteți exercita dreptul de a restricționa prelucrarea datelor cu caracter personal. Acest drept vă permite, în anumite cazuri, să solicitați ca datele dvs. personale să fie marcate și să nu mai facă obiectul altor operațiuni de prelucrare - dar, în acest caz, nu pentru totdeauna (ca în cazul dreptului la ștergere), ci pentru o perioadă limitată de timp. Trebuie să restricționăm prelucrarea datelor cu caracter personal atunci când:
• contestați exactitatea datelor cu caracter personal înainte ca noi să convenim asupra datelor corecte;
• prelucrăm datele dvs. cu caracter personal fără un temei juridic suficient (de exemplu, dincolo de ceea ce trebuie să prelucrăm), dar ați prefera să restricționăm doar aceste date înainte de a le șterge (de exemplu, dacă vă așteptați oricum să ne furnizați aceste date în viitor);
• nu mai avem nevoie de datele dumneavoastră cu caracter personal în scopurile de prelucrare de mai sus, dar aveți nevoie de acestea pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor pretenții legale sau
• o să vă opuneți prelucrării. Dreptul de opoziție este descris mai detaliat mai jos, în secțiunea Dreptul de a obiecta împotriva prelucrării datelor. Atât timp cât investigăm dacă obiecția dumneavoastră este justificată, suntem obligați să restricționăm prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal.
Dreptul la portabilitate
Aveți dreptul de a obține de la noi toate datele dumneavoastră cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat și pe care le prelucrăm în baza executării contractului. Vă vom furniza datele dumneavoastră cu caracter personal într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit automat. Pentru a ne permite să transferăm cu ușurință datele la cererea dumneavoastră, poate fi vorba doar de date pe care le prelucrăm automat în bazele noastre de date electronice.
Dreptul de a vă opune prelucrării
Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor cu caracter personal pe baza interesului nostru legitim (a se vedea în secțiunea De ce prelucrăm datele cu caracter personal și ce ne îndreptățește să facem acest lucru?). Vom înceta prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal dacă nu avem motive legitime și convingătoare pentru a continua această prelucrare.
Dreptul de a depune o plângere
Exercitarea drepturilor dvs. în modul de mai sus nu aduce atingere dreptului dvs. de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă. Vă puteți exercita acest drept în special în cazul în care considerați că vă prelucrăm datele cu caracter personal în mod ilegal sau cu încălcarea reglementărilor legale general obligatorii. Puteți depune o plângere împotriva prelucrării de către noi a datelor cu caracter personal la Biroul pentru protecția datelor cu caracter personal, care se află la adresa Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7.
7. Cum se exercită drepturile individuale?
Cel mai rapid mod de a exercita și de a solicita exercitarea dreptului este de a trimite cererea prin intermediul cutiei de date a societății sau pe suport de hârtie la adresa sediului social al societății. Cu toate acestea, în acest caz, cererea dumneavoastră trebuie să fie însoțită de o semnătură certificată.
Vom procesa cererea dumneavoastră fără întârzieri nejustificate, dar în cel mult o lună. În cazuri excepționale, în special din cauza complexității cererii dumneavoastră, avem dreptul de a prelungi această perioadă cu încă două luni. Vă vom informa, desigur, cu privire la orice astfel de prelungire și la motivele acesteia.
8. Responsabil de protecția datelor
Responsabilul nostru de protecția datelor vă stă la dispoziție în toate aspectele legate de prelucrarea datelor dumneavoastră personale.
Îl puteți contacta pe administratorul judiciar prin e-mail dpo@vivantis.com
